Tranh chấp đất đai là vấn đề phức tạp và thường gặp trong đời sống xã hội. Nhằm nâng cao hiệu quả giải quyết các mâu thuẫn liên quan đến đất đai ngay từ cơ sở, Luật Đất đai 2024 và các văn bản hướng dẫn đã có những quy định cụ thể về thủ tục hòa giải tại Ủy ban nhân dân (UBND) cấp xã. Kể từ ngày 03 tháng 4 năm 2025, quy trình này sẽ được thực hiện theo Quyết định 629/QĐ-BNNMT của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết về thủ tục hòa giải tranh chấp đất đai tại UBND cấp xã theo quy định mới nhất.
1. Trình tự thực hiện hòa giải tranh chấp đất đai tại UBND cấp xã
Quy trình hòa giải được tiến hành bài bản qua các bước sau đây, đảm bảo tính pháp lý và quyền lợi của các bên liên quan:
- Bước 1: Nộp đơn yêu cầu hòa giải
Người có yêu cầu hòa giải tranh chấp đất đai cần chuẩn bị và nộp đơn trực tiếp tại UBND cấp xã nơi có đất đang tranh chấp. - Bước 2: Thụ lý đơn và thông báo
Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đơn, UBND cấp xã có trách nhiệm xem xét và ra thông báo bằng văn bản về việc thụ lý đơn. Thông báo này được gửi đến các bên tranh chấp và Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai liên quan. Trường hợp không đủ điều kiện thụ lý, UBND cấp xã cũng phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do từ chối. - Bước 3: Thẩm tra và xác minh thông tin
Sau khi thụ lý, UBND cấp xã tiến hành thẩm tra, xác minh vụ việc. Quá trình này bao gồm việc tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ của tranh chấp, thu thập các giấy tờ, tài liệu liên quan do các bên cung cấp (ví dụ: giấy tờ về nguồn gốc đất, lịch sử sử dụng đất, hiện trạng sử dụng) để làm rõ bản chất vấn đề. - Bước 4: Thành lập Hội đồng hòa giải
UBND cấp xã thành lập Hội đồng hòa giải tranh chấp đất đai theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 235 Luật Đất đai 2024. Thành phần Hội đồng bao gồm đại diện UBND cấp xã (Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch làm Chủ tịch Hội đồng), đại diện Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cấp xã, công chức địa chính – xây dựng – đô thị và môi trường (đối với phường, thị trấn) hoặc công chức địa chính – nông nghiệp – xây dựng và môi trường (đối với xã).
Ngoài ra, tùy thuộc vào tính chất vụ việc, có thể mời thêm các thành phần khác tham gia như: đại diện cộng đồng dân cư, người có uy tín trong dòng họ, người có kiến thức pháp lý hoặc xã hội, già làng, chức sắc tôn giáo, người am hiểu vụ việc, công chức Tư pháp – hộ tịch, đại diện các tổ chức chính trị – xã hội (Hội Nông dân, Hội Phụ nữ, Hội Cựu chiến binh, Đoàn Thanh niên), và các cá nhân, tổ chức liên quan khác. - Bước 5: Tổ chức cuộc họp hòa giải
UBND cấp xã tổ chức cuộc họp với sự tham gia đầy đủ của các bên tranh chấp, thành viên Hội đồng hòa giải và những người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan (nếu có). Việc hòa giải chỉ được tiến hành khi tất cả các bên tranh chấp đều có mặt. Nếu một trong các bên vắng mặt đến lần thứ hai mà không có lý do chính đáng, buổi hòa giải sẽ được coi là không thành. - Bước 6: Lập biên bản hòa giải
Kết quả của cuộc họp hòa giải phải được ghi nhận chi tiết trong biên bản hòa giải. Biên bản này bao gồm các nội dung chính: thời gian, địa điểm hòa giải; thành phần tham dự; tóm tắt nội dung tranh chấp (làm rõ nguồn gốc, thời điểm sử dụng đất, nguyên nhân tranh chấp dựa trên kết quả xác minh); ý kiến của Hội đồng hòa giải; và quan trọng nhất là những nội dung các bên đã thỏa thuận (hòa giải thành) hoặc không thể thỏa thuận (hòa giải không thành).
Biên bản phải có chữ ký của Chủ tịch Hội đồng, các bên tranh chấp có mặt. Trường hợp biên bản có nhiều trang, phải ký vào từng trang. Biên bản sau đó được đóng dấu của UBND cấp xã, gửi ngay cho các bên tranh chấp và một bản được lưu trữ tại UBND cấp xã. - Bước 7: Xử lý sau hòa giải thành
Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày lập biên bản hòa giải thành, nếu có bên nào đưa ra ý kiến bằng văn bản khác với nội dung đã thống nhất, Chủ tịch UBND cấp xã sẽ tổ chức lại cuộc họp Hội đồng hòa giải để xem xét ý kiến bổ sung này. Kết quả của cuộc họp bổ sung cũng được lập thành biên bản hòa giải thành hoặc không thành. - Bước 8: Hướng dẫn khi hòa giải không thành
Nếu kết quả cuối cùng là hòa giải không thành, UBND cấp xã có trách nhiệm hướng dẫn các bên tranh chấp gửi đơn đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết tranh chấp tiếp theo (Tòa án nhân dân hoặc UBND cấp huyện/tỉnh tùy trường hợp cụ thể).
2. Cách thức thực hiện và hồ sơ cần chuẩn bị
- Cách thức thực hiện: Người có yêu cầu hòa giải nộp đơn trực tiếp tại UBND cấp xã nơi có đất tranh chấp.
- Thành phần hồ sơ:
- Đơn yêu cầu hòa giải tranh chấp đất đai (bản chính).
- Bản sao các giấy tờ liên quan đến nguồn gốc và quá trình sử dụng đất (như Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy tờ mua bán, tặng cho, thừa kế, bản đồ, trích lục…). Các bản sao này có thể là bản photocopy không cần chứng thực, nhưng người nộp đơn phải xuất trình bản chính để đối chiếu nếu được yêu cầu, hoặc có thể nộp bản sao có công chứng hoặc chứng thực.
- Số lượng hồ sơ: 01 bộ.
3. Thời hạn giải quyết và đối tượng áp dụng
- Thời hạn giải quyết: Toàn bộ quy trình hòa giải tại UBND cấp xã không được kéo dài quá 30 ngày, tính từ ngày nhận được đơn yêu cầu hợp lệ.
- Đối tượng thực hiện: Thủ tục này áp dụng cho các tổ chức, hộ gia đình, và cá nhân có tranh chấp đất đai cần hòa giải tại cấp cơ sở.
4. Cơ quan thực hiện và vai trò phối hợp
- Cơ quan có thẩm quyền quyết định: UBND cấp xã nơi có đất tranh chấp.
- Cơ quan phối hợp: Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cấp xã, công chức địa chính và các thành phần mời tham gia Hội đồng hòa giải như đã nêu ở Bước 4. Sự phối hợp này nhằm đảm bảo tính khách quan, toàn diện và phù hợp với tình hình thực tế tại địa phương.
5. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính
Kết quả chính thức của thủ tục là Biên bản hòa giải (thành hoặc không thành). Biên bản này phải có đầy đủ chữ ký của Chủ tịch Hội đồng hòa giải, các bên tranh chấp có mặt, các thành viên khác tham gia hòa giải và được đóng dấu của UBND cấp xã. Biên bản được giao cho các bên tranh chấp và lưu trữ theo quy định.
6. Lệ phí
Hiện tại, pháp luật về phí và lệ phí chưa quy định cụ thể về lệ phí cho thủ tục hòa giải tranh chấp đất đai tại UBND cấp xã. Các bên tham gia hòa giải thường không phải nộp lệ phí cho việc thực hiện thủ tục này.
Việc nắm rõ quy trình hòa giải tranh chấp đất đai tại UBND cấp xã theo quy định mới là rất quan trọng, giúp người dân và tổ chức bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình một cách hiệu quả ngay từ bước đầu tiên, góp phần giải quyết mâu thuẫn một cách ôn hòa và giảm tải cho các cơ quan giải quyết tranh chấp cấp cao hơn.